Urządzenie, o którym przypominamy sobie w najgorszym momencie

Scenariusz zna niemal każdy przedsiębiorca. Piątek po południu, umowa czeka na podpis klienta, a na wyświetlaczu pojawia się komunikat o braku tonera albo zacięciu papieru, z którym nikt w biurze nie umie sobie poradzić. Kilka minut później ktoś jedzie do sklepu po wkład, który i tak okazuje się niewłaściwy.
 

Problem nie kończy się na nerwach. Koszt druku rzadko pojawia się w firmowych zestawieniach jako osobna pozycja, bo rozkłada się na tonery kupowane w pośpiechu, doraźne naprawy i godziny pracowników spędzone na walce z urządzeniem. Gdy zsumować to w skali roku, kwota potrafi zaskoczyć nawet doświadczonego księgowego.
 

Dla małej firmy z Rumi, w której każdy pracownik odpowiada za kilka spraw jednocześnie, taki przestój boli podwójnie. Biuro rachunkowe w szczycie rozliczeń, kancelaria przed terminem w sądzie czy szkoła językowa przed nowym semestrem nie mogą sobie pozwolić na to, by dokumenty utknęły w podajniku. Sprzęt biurowy ma po prostu działać, tak jak działa prąd czy internet.
 

Właśnie takim podejściem kieruje się Markor, gdańska firma, która zajmuje się urządzeniami biurowymi od 1993 roku. Jej specjalnością są drukarki, kserokopiarki, urządzenia wielofunkcyjne, skanery i plotery, a także serwis i doradztwo w zakresie druku. Dla przedsiębiorców z Rumi to partner niemal za miedzą, bo siedziba mieści się w Gdańsku, a zasięg działania obejmuje całe województwo.
 

Kupić na własność czy płacić stałą ratę

Pierwsze pytanie, które warto sobie zadać, brzmi nie „jakie urządzenie kupić”, ale „czy w ogóle je kupować”. Zakup daje poczucie własności i sprawdza się tam, gdzie drukuje się niewiele i nieregularnie. Trzeba jednak pamiętać, że wraz z urządzeniem przejmuje się pełną odpowiedzialność za jego serwis, części i materiały.
 

Coraz popularniejszą alternatywą jest dzierżawa. Firma płaci stałą miesięczną ratę, a w zamian korzysta z urządzenia dobranego do swoich potrzeb, bez jednorazowego, dużego wydatku. Dla młodej firmy, która woli inwestować w rozwój niż w sprzęt, to rozwiązanie kuszące.
 

Przewidywalność kosztów docenia każdy, kto planuje budżet na kolejne miesiące. Rata nie zmienia się w zależności od tego, czy w danym tygodniu urządzenie wymagało naprawy, czy nie. Łatwiej też porównać wydatki na druk z innymi kosztami działalności.
 

Markor oferuje oba warianty, a zaczyna od rozmowy o tym, ile i co firma faktycznie drukuje. Przy sprzedaży zapewnia transport, instalację, konfigurację urządzenia i szkolenie pracowników z obsługi. W przypadku dzierżawy dochodzi do tego automatyczny monitoring stanu urządzeń i dostawa części oraz materiałów eksploatacyjnych, zanim ktokolwiek zdąży zauważyć, że się kończą.
 

Serwis, który wyprzedza awarię

W dobrze zorganizowanym biurze nikt nie musi pamiętać o tonerze. Nowoczesne urządzenia potrafią same zgłosić, że materiał się kończy albo że zbliża się czas przeglądu. Wystarczy, że informacja trafi do serwisu, który zareaguje, zanim pracownicy zdążą się zdenerwować.
 

Regularne przeglądy to także sposób na dłuższe życie sprzętu. Wymiana zużytych części na czas zapobiega poważniejszym awariom, które zwykle zdarzają się w najmniej odpowiedniej chwili. Kserokopiarka serwisowana według planu rzadziej zaskakuje komunikatem o błędzie.
 

Nie bez znaczenia jest też to, co dzieje się ze zużytymi podzespołami. Tonery, bębny i części nie powinny trafiać do zwykłego kosza, a ich właściwa utylizacja to obowiązek, o którym wiele firm zapomina. Dobrze, gdy zajmuje się tym serwisant, który i tak odwiedza biuro.
 

Markor prowadzi autoryzowany serwis urządzeń Canon i obsługuje drukarki, kserokopiarki, urządzenia wielofunkcyjne oraz plotery. Klient może wezwać serwisanta doraźnie lub podpisać umowę serwisową, w ramach której przeglądy, wymiana części i materiałów eksploatacyjnych odbywają się według ustalonego rytmu. Firma korzysta przy tym z narzędzi do zdalnego monitorowania urządzeń, dzięki czemu wiele usterek da się wychwycić wcześniej.
 

Kontrola nad tym, co i kto drukuje

W większym biurze druk szybko wymyka się spod kontroli. Ktoś wydrukuje prezentację w kolorze zamiast w czerni, ktoś inny zapomni odebrać z tacy dokument z danymi klienta. W kancelarii prawnej, przychodni czy biurze rachunkowym taka kartka może oznaczać kłopoty związane z ochroną danych osobowych.
 

Rozwiązaniem jest oprogramowanie do zarządzania wydrukiem. Dokument wysłany do drukarki czeka w kolejce, dopóki pracownik nie potwierdzi swojej tożsamości przy urządzeniu, a system zapisuje, kto, ile i w jakim kolorze drukuje. Właściciel firmy zyskuje wgląd w realne koszty, a poufne dokumenty przestają leżeć bez opieki.
 

Osobną historią są firmy, które pracują na dużych formatach. Pracownie architektoniczne, biura projektowe czy firmy budowlane potrzebują ploterów, a coraz więcej przedsiębiorstw stawia też na skanery sieciowe, które pomagają przenieść papierowe archiwum do wersji cyfrowej. Dobrze dobrany sprzęt potrafi zaoszczędzić miejsce w szafach i godziny poszukiwań.
 

W ofercie Markora znajdzie się zarówno oprogramowanie uniFLOW Online, służące do zarządzania drukiem, jak i plotery, skanery oraz materiały eksploatacyjne, od tonerów po głowice drukujące. Firma prowadzi też blog, na którym dzieli się wiedzą o optymalizacji druku. Przedsiębiorcy z Rumi, którzy chcą uporządkować tę część swojej działalności, mogą zacząć od rozmowy z doradcą z siedziby przy ulicy Feniksa 11 w Gdańsku.